Jak drastycznie skrócić proces sprzedaży z miesięcy do tygodni lub nawet dni?


Jak często zadajesz sobie pytanie, dlaczego ta sprzedaż tak się ciągnie? Wykonujesz kolejne telefony i słyszysz “jeszcze nie miałem okazji do tego zajrzeć” czy “nie mamy jeszcze decyzji”.


Rozciągający się proces sprzedaży jest bardzo kosztowny. Powiedzmy, że czas który dziś poświęcasz na jedną transakcję z klientem to sumarycznie około 6 godzin, licząc pierwszy kontakt, analizę i kontynuację kontaktu, jak również sam proces administracyjny, np. podpisanie umowy, jeśli Twoje sprzedaże tego wymagają. Gdybyś mógł skrócić ten czas trzykrotnie, wówczas byłyby to już tylko 2 godziny, a pozostałe 4 mógłbyś wykorzystać na dwóch nowych klientów. Wówczas Twoje wyniki sprzedaży mogłyby się nawet potroić.


Bez względu na to, czy jesteś przedsiębiorcą, czy może pracujesz w zespole sprzedaży, praca nad skracaniem całego procesu transakcji powinna stać się Twoim obowiązkiem, ponieważ daje Ci nie tylko dużo więcej pieniędzy. Sprawia też dużo więcej frajdy i buduje tzw. momentum, czyli rozpęd.


To właśnie ten rozpęd dał mi szansę kilka lat temu wyjść z dołka finansowego, w jakim się znalazłam. Jeśli w głowie będziesz miał poczucie pilności cały czas, będziesz również sam co chwila wpadał na pomysły, które będą przyspieszały zamknięcia rozmów z klientem.      


Każda grupa docelowa ma swoją specyfikę. Istnieje na przykład przekonanie, a nawet generalizacja, że jeśli sprzedajesz do klienta korporacyjnego, to proces całej transakcji jest długi. Są jednak sposoby, które mogą zdecydowanie skrócić ten czas.


Swoje doświadczenie zbierałam nie tylko w sprzedaży, ale również w zarządzaniu projektami czy finansach i niektóre elementy tamtych dziedzin warto wykorzystywać również w sprzedaży. Zarządzanie relacją z klientem jest trochę jak zarządzanie projektem. Potrzebujesz przemyśleć wszystkie kroki w przód i zastanowić się, jak możesz je zoptymalizować w czasie, równocześnie eliminując zachowania, które wydłużają proces. Pomyśl na przykład, ile musisz stracić czasu, jeśli ktoś nie odbiera od Ciebie telefonu kilka dni z rzędu, pomimo faktu, że umawialiście się na rozmowę. Czy nie warto byłoby zadbać o to, aby wyeliminować jak najwięcej takich sytuacji? Wystarczy umawiając się zadać proste pytanie: „czy jest coś co może spowodować, że nasze spotkanie się nie odbędzie?” i umówić się na konkretne kroki zarówno po stronie rozmówcy, jak i Twojej. W sytuacji, gdyby zaszły zmiany, wręcz zobowiązać klienta do podjęcia konkretnej akcji w stosunku do Ciebie, jeśli np. nie będzie mógł odbyć spotkania.


Powiedzmy, że sprzedajesz do firmy, która ma złożoną strukturę organizacyjną. Wielu sprzedawców i przedsiębiorców korzystających z moich materiałów zadaje mi pytanie, jak przebić się przez sekretarkę. W dobie technologii, która daje nam dziś dużo skuteczniejsze narzędzia dotarcia, przebijanie się przez tzw. “gatekeepera” jest dla mnie dopiero trzecią, a nawet czwartą taktyką, jeśli wszystkie inne zawiodą. Jeśli nie udało Ci się zdobyć kontaktu przez znajomego, wówczas drugi sposób, który testuję, to bezpośrednie dotarcie do osoby przez tzw. cold e-maila wysyłanego 1-1 (mam tu na myśli wiadomość, która wysyłasz osobiście z własnej poczty elektronicznej, nie należy mylić z  "mass e-mail" - czyli masową wysyłką do wielu osób naraz). Osobę z imienia i nazwiska na danym stanowisku możesz znaleźć na LinkedIn lub w sieci, a następnie dzięki aplikacji e-mail hunter znaleźć szablon e-maila do danej firmy. Możesz znaleźć też czasem na stronach internetowych firm czy w KRSie listę członków zarządu i prezesa. Uważaj tylko, bo czasem faktycznie operacyjne osoby nie pokrywają się z osobami widniejącymi we władzach spółki. Oczywiście e-mail, który wysyłasz, nie może być ofertą. Celem takiego e-maila jest umówienie krótkiej kilkuminutowej rozmowy telefonicznej.

Nigdy nie proś o godzinne spotkanie, nawet jeśli Twój proces tego wymaga. Spotkanie możesz umówić podczas rozmowy telefonicznej, jednak najpierw musisz zainteresować rozmówcę, żeby chciał Ci tę godzinę poświęcić szybko, a nie za kilka miesięcy albo nigdy. Kilka minut jest zawsze dużo prościej znaleźć w kalendarzu. Jest też mniejsze poczucie obligacji, żeby porozmawiać, więc jest mniejszy opór przed rozmową.


Aby e-mail, który wysyłasz, był skuteczny, potrzebujesz zadbać o przyciągający uwagę tytuł (pamiętaj, że jesteś ostatni na liście priorytetów, bo potencjalny klient Cię nie zna) lub taki, który celnie trafia w potrzebę klienta (łatwo dopasować, gdy targetujesz poszczególne nisze Twojego segmentu – im więcej rozmów z ludźmi z danej niszy, tym lepsze ich zrozumienie i tym skuteczniejsza jest Twoja komunikacja do nich). Poza tytułem koniecznie potrzebujesz zadbać o krótką zawartość, jasne wezwanie do działania (call to action – CTA), klarowne zdanie wyjaśniające, dlaczego piszesz (executive summary), na początku, jak również przejrzystą formę. Poniżej umieściłam dla Ciebie link do pobrania przykładowego e-maila z opisem, który przynosi mi rezultaty typu: telefon umówiony z prezesem Allegro w ciągu 10h od wysłania e-maila. Tylko ta taktyka przyniosła mi setki klientów z szczebla zarządów lub dyrektorskiego dużych organizacji.      


Kliknij w przycisk poniżej, aby pobrać szablon zimnego e-maila, którego sama na co dzień stosuję:

 


Pamiętaj, że każda aktywność, którą wykonujesz z klientem, to proces. Dlatego im szybciej zrozumiesz jakie są zależności i jak on wygląda u Twojego klienta, tym lepiej będziesz w stanie zarządzać tym procesem. Tak – to Ty nim zarządzasz jako sprzedawca, nie Twój klient. Jeśli szybciej zrozumiesz, że decyzja nie zostanie podjęta, dopóki nie zostanie zebrana opinia od zespołu, to zadbaj o to, żeby to się jak najszybciej odbyło w rozmowie z klientem. To klient będzie zobowiązany do wykonania tej akcji, jednak to Ty tego pilnujesz i chcesz, żeby zobowiązał się przed Tobą do konkretnego terminu. Nie czekasz do kolejnej rozmowy tylko po to, żeby zapytać „i czy udało się podjąć decyzję?”, a następnie „dlaczego nie?” i dowiadujesz się, że jeszcze musi spotkać się z zespołem. I znowu mijają kolejne dni. Ty musisz wykonać kolejny telefon, czyli zaangażować kolejne minuty w tego klienta, jak również dodać potrzebne dni czekania. Nie chcesz takich sytuacji, dlatego potrzebujesz używać „ustaleń z góry” (upfront agreement). Powinieneś ich z powodzeniem używać w każdej rozmowie. Pamiętaj, że potwierdzenie i zobowiązanie do konkretnych kroków musi nastąpić po obu stronach.

 

Zastanów się: czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek stracić dużo czasu na rozmowę z kimś, kto nie okazał się osobą decyzyjną, a Ty miałeś błędne przekonanie, że jest? Nie znam sprzedawcy, który by nie popełnił tego błędu przynajmniej raz. Sprzedaż to statystyka i im większą możesz zrobić w ciągu dnia, tym lepsze masz wyniki. Dlatego też nie możesz tracić czasu na rozmowy z niewłaściwymi osobami w ramach organizacji. Najczęściej zdarza się to, kiedy sprzedajesz do firmy z duża strukturą organizacyjną, w której ciężko się połapać, kto za co jest odpowiedzialny. A już najciężej jest, kiedy firma ma strukturę macierzową.

 

Z tego powodu mocno rekomenduje Ci zaczynać kontakt „od góry”, czyli od jak najwyższych stanowisk w strukturze, nawet od samego prezesa, ewentualnie członka zarządu odpowiedzialnego za dany pion biznesu, do którego sprzedajesz. Nie zawsze oznacza to, że osoba ta będzie z Tobą rozmawiała o szczegółach, jednak z pewnością, gdy ją zainteresujesz, od razu odeśle cię do odpowiedniego człowieka. Dzięki temu zaoszczędzisz swój czas.

 

Jednak pamiętaj, że prezes zazwyczaj jest osobą mocno zajętą i potrzebujesz pisać do niego w formie silnie nacechowanej korzyściami z jego punktu widzenia, bardzo krótko i konkretnie. Jeśli kiedykolwiek się wspinałeś, to zapewne zgodzisz się ze mną, że łatwiej i szybciej zjeżdża się na linie w dół, niż wspina do góry. Jeśli rozpoczniesz sprzedaż od osoby, która jest na stanowisku specjalisty, to zazwyczaj zajmie Ci to dużo więcej czasu niż podejście od strony zarządu.


Duże struktury to również często zaangażowany krąg doradców czy tzw. influencerów, czyli osób wpływających na decyzję zakupową. To samo dzieje się w domu, np. to, jak żona wpływa na decyzję o zakupie samochodu rodzinnego. Dobrą strategią jest również wypracowanie relacji z kimś, kto jest takim doradcą wewnątrz firmy i kto będzie Twoim ambasadorem w rozmowach wewnętrznych. Jeśli jednak rozmawiasz od razu z osobą finalnie „pociągającą za sznurki”, to potrzebujesz dowiedzieć się, z kim będzie to konsultowane i najlepiej również znaleźć się na wspólnym spotkaniu, gdzie te osoby będą mogły zadać pytania bezpośrednio Tobie. Pamiętaj, że nikt z firmy, do której sprzedajesz, nie odegra Twojej roli lepiej niż Ty sam. Aby poznać, kto należy do influencerów, wystarczy zapytać „kto jeszcze będzie u was zaangażowany w proces podejmowania decyzji?”.

 

Szybkie procesy wymagają szybkich decyzji i dlatego podczas rozmowy zależy Ci na zbudowaniu poczucia pilności. Najlepiej będzie, jeśli motyw nie będzie promocyjny, a skupiony na kliencie. Klient powinien zobaczyć, że nieposiadanie Twojego produktu czy nieskorzystanie z Twojej usługi realnie kosztuje go pieniądze. Ludzi motywuje dużo mocniej to, co mogą stracić niż to, co mogą zyskać. Motywacja zewnętrzna, czyli nie dotycząca klienta, też zawsze będzie słabsza niż wewnętrzna, która go właśnie dotyczy.

 

Proces sprzedaży to również czas na prace operacyjne. Nie trać czasu na pogaduszki, częste chodzenie po kawę itd. Pracuj intensywnie i efektywnie, tak aby mieć więcej efektywnego czasu dla siebie wieczorem. Zawsze pracuj na dobrze poukładanych szablonach komunikacji. Nie trać czasu na wysyłanie indywidualnej komunikacji do każdej osoby. Miej szablony e-maili dostępne z poziomu Twojej poczty tak, abyś potrafił wśród nich szybko nawigować i dopiero z tego poziomu je personalizował. Tak samo kompletuj i kategoryzuj oferty i umowy, abyś miał do nich szybki i łatwy dostęp. Nie trać czasu na odnajdywanie się w swoim bałaganie. Naucz się od początku trzymać solidny porządek. Używaj nakładek na pocztę, które na przykład pozwolą Ci zapraszać ludzi na LinkedIn już z poziomu e-maila.

Masz świetny produkt lub usługę, ale zamykanie transakcji ciągnie Ci się w nieskończoność? Przygotowałam wideo wraz z dodatkowymi ćwiczeniami, w którym objaśniam szerzej i pokazuję, jak możesz nawet kilkakrotnie przyspieszyć zamknięcia sprzedaży. Obejrzyj je klikając tutaj lub w obrazek poniżej.

O czym warto pamiętać:

  1. Używaj "ustaleń z góry"
  2. Dowiedz się, jak wygląda proces decyzyjny na samym początku
  3. Poznaj krąg doradców – sprawdź, kto będzie zaangażowany w proces podejmowania decyzji
  4. Zarządzaj oraz kontroluj proces i optymalizuj go
  5. Zawsze wzbudzaj poczucie zdrowej pilności
  6. Przechowuj szablony komunikacji i kategoryzuj używane dokumenty

Kliknij tutaj lub w obrazek powyżej, aby uzyskać odpowiedzi na pozostałe pytania dotyczące skracania procesu sprzedaży. Więcej na ten temat znajdziesz w przygotowanym przeze mnie materiale wideo.


Do zobaczenia w materiale wideo!

Basia Piasek
Autorka książki "The Sales Gate. Skuteczne techniki i metody podnoszenia efektywności sprzedaży"